Конспект урока по теме "Основные понятия делопроизводства"

УРОК 1-2

ПРЕДМЕТ: основы делопроизводства

ТЕМА: Основные понятия делопроизводства

ТИП УРОКА: урок изучения нового материала

ЦЕЛЬ УРОКА:

Образовательная: ознакомление с основными понятиями делопроизводства

Развивающая: продолжить развитие информационного мышления, внимания,

Воспитательная: продолжить формирование интереса к информационной картине мира, предмету, профессии

Ход урока:

1. Организационный момент (приветствие, проверка готовности к уроку, отсутствующие)

2. Актуализация опорных знаний

3. Формирование нового понятия

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе

- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением

- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Главной составляющей документа выступает информация.

Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование - процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Документирование может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения — это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой.

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Первичные отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. К первичным документам относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, наряды, квитанции и т.п. Примером первичного документа может также служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме. Так же приказ о приеме на работу, личная карточка и т.д.

Вторичные - это документы, которые создаются на основе первичных.

Составление вторичных документов напрямую не связано с хозяйственными операциями, в них лишь регистрируются эти операции по данным первичных документов (журналы регистрации, акты).

Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

К сводным документам относятся разработочные таблицы, группировочные ведомости, ведомости распределения расходов, отчеты о движении продуктов и материалов, авансовый отчет и др. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом.

К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов, но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств

Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов

Электронный документ, по сравнению с бумажным документом обладает рядом преимуществ:

• простота внесения изменений;

• использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

• экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

• оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

• возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

• возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Система электронного документооборота (СЭД) – это компьютерная программа, которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие сотрудников (отправку уведомлений, выдачу заданий, передачу документов и т. п.).

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу.

1. Закрепление

- Что такое делопроизводство?

- Что такое документирование?

- Что такое документ; официальный документ; личный документ?

- Что обусловливает юридическую силу документа?

- Что такое информация, информационная система, информационные технологии?

- Что такое электронный документ?

- Что такое СЭД?

1. Подведение итогов. Рефлексия. Домашнее задание.

ПРОВЕРОЧНАЯ РАБОТА

1. Что такое делопроизводство?

1. сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами

2. отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

3. отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Что такое юридическая сила документа?

1. документ, не требующий процедуры заверения нотариусом

2. свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления

3. свойство документа, не оформленного в особом порядке

3. Документирование - это…

1. запись информации и оформление документа;

2. запись информации на различных носителях по установленным правилам;

3. хранение документа.

4. Укажите термин, имеющий такой же смысл, как и термин «делопроизводство»

1. Документирование

2. Система документации

3. Документационное обеспечение управления

4. Документированная информация

5. Установите соответствие