ГАПОУ КО «Калужский колледж экономики и технологий»
Планирование рабочего дня секретаря
Выполнила студентка
Группы Д-21
Шадрина Екатерина
Калуга, 2020
План
- это заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ
Правильное планирование рабочего дня
- позволит сэкономить огромное количество драгоценных часов;
- ничего не забыть выполнить;
- уменьшит количество стрессов в работе и повысит эффективность работы
При составлении плана рабочего дня необходимо учитывать некоторые особенности :
- наиболее благоприятное время для выполнения особо важных дел - с 10 до 12 часов - затем следует некоторый спад активности - во второй половине дня
- работоспособность наиболее
- высока с 14 до 17 часов
Порядок выполнения дел секретарем
Срочные и важные
Несрочные и важные
Срочные и неважные
Текущие дела
1
- Начало рабочего дня Первая половина рабочего дн я
- Начало рабочего дня
- Первая половина рабочего дн я
2
- Вторая половина рабочего дня
- Вторая половина рабочего дня
3
- Конец рабочего дня
- Конец рабочего дня
Схема рабочего дня
Начало рабочего дня
- прийти на работу не менее чем за 15-20 минут до начала;
- проверить состояние своего рабочего места и руководителя;
- уточнить дату на календарях, время на часах;
- просмотреть входящую корреспонденцию
Первая половина дня
- Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.
- Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
- Подшивка исполненных документов в дела
Вторая половина дня
- Организация приема посетителей;
- Телефонное обслуживание руководителя.
- Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
- Уведомление руководителя об исполненных документах.
- Составление и оформление служебной документации.
Конец рабочего дня
- Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
- Вечерний доклад руководителю.
- Привести в порядок своё рабочее место.
- Проверить выключили вы организационную технику и свет.
Рабочий день секретаря любой организации весьма насыщен и зависит от плана работы руководителя Секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений
Правила планирования могут быть полезными не только секретарю, но и любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени на работе
