Моя профессия - секретарь

ГАПОУ КО «Калужский колледж экономики и технологий»

Моя профессия - секретарь

Выполнила студентка

Группы Д-21

Кептюха Анастасия

Калуга, 2020

Офис может работать без шефа, но не без секретаря  Джейн Фонда

• Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.
• Секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы .

Очень важная работа Есть у всех секретарей. Оперативно сделать что-то, Напечатать поскорей, Документы подготовить, Что-то организовать - Ежедневная работа. Должен секретарь всё знать.

Основные обязанности секретаря – это прием телефонных звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).

Квалификационные уровни секретаря

Секретарь приемной

Секретарь-референт

Технический секретарь

Офис-менеджер 

Квалификационные уровни секрет аря

Технический секретарь  – работает с оргтехникой (факсом, многофункциональным устройством, персональным компьютером), пользуется Интернетом, выполняет поручения руководителей и сотрудников, обзванивает фирмы и учреждения по поручению руководителя, принимает и отправляет сообщения по средствам связи. Секретарь приемной  – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки, переадресовывает их в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов, ведет документацию. Секретарь-референт  — не только секретарь, но и специалист, хорошо знакомый с деятельностью фирмы, что может в ряде случаев принимать некоторые самостоятельные решения. Секретарь-референт готовит доклады руководителя, занимается поиском необходимой документации для руководителя, планирует рабочий день руководителя, решает административные вопросы в пределах своей компетенции. Офис-менеджер  – обеспечивает функционирование всего офиса: готовит материалы к презентациям, обеспечивает бесперебойное транспортное обслуживание, четкую связь, обеспечение работы офисной оргтехники и наличие канцтоваров. Офис-менеджер отвечает за внешний вид офиса, в небольшом учреждении может выполнять одновременно и функции кадровика.

Деловые и личные качества секретаря

Деловые качества:

• самоорганизованность;
• инициативность;
• сохранение служебной тайны;
• дипломатичность; 
• пунктуальность;
• умение предвидеть; 
• профессионализм; 
• ответственность; 
• организованность;
• осведомленность;
• преданность профессии;
• умение адаптироваться;
• коммуникабельность.

Личные качества:

• любезность;
• вежливость;
• доброжелательность;
• внешний вид; 
• опрятнось;
• трудолюбие;
• добросовестность;
• аккуратность;
• доброжелательность;
• активность, гибкость поведения

Квалификационные требования

Секретарь должен уметь:

• обеспечить эффективную работу руководителя;
• оказать помощь в планировании рабочего дня;
• организовать рабочее место руководителя;
• вести сроковый контроль за поручениями руководства;
• организовать командировку.
• вести информационное обслуживание руководителя;
• уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати);
• организовать прием посетителей;
• устанавливать контакты;
• организовать и обеспечить работу совещания;
• составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ;
• использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных;
• оперативно размножать документы

5

Должностные обязанности секретаря

• Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения).
• Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников.
• Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы,
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы.
• Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе.

• Печатает по указанию руководителя различные материалы.
• Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию.
• Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Профессия секретаря: мифы и реальность

• Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.
• На самом деле.  Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна.
• Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.
• На самом деле.   Хороший секретарь — образец элегантности, «деловое» лицо компании, стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса.
• Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.
• На самом деле.   Секретарь — это эмоционально выматывающая работа. Секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя.

Профессия секретаря: мифы и реальность

• Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.
• На самом деле.  Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании.

• Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.
• На самом деле.  Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Профессия секретаря: мифы и реальность

• Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.
• На самом деле.  Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса