ГАПОУ КО «Калужский колледж экономики и технологий»
Моя профессия - секретарь
Выполнила студентка
Группы Д-21
Кептюха Анастасия
Калуга, 2020
Офис может работать без шефа, но не без секретаря Джейн Фонда
- Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.
- Секретарей именуют «фильтрами», это отражает суть их работы .
Очень важная работа Есть у всех секретарей. Оперативно сделать что-то, Напечатать поскорей, Документы подготовить, Что-то организовать - Ежедневная работа. Должен секретарь всё знать.
Основные обязанности секретаря – это прием телефонных звонков, встреча посетителей, работа с документами, чай-кофе. В зависимости от того, чей это секретарь, он фильтрует и перераспределяет соответствующий поток (людей, писем, звонков и т. д.).
Квалификационные уровни секретаря
Секретарь приемной
Секретарь-референт
Технический секретарь
Офис-менеджер
Квалификационные уровни секрет аря
Технический секретарь – работает с оргтехникой (факсом, многофункциональным устройством, персональным компьютером), пользуется Интернетом, выполняет поручения руководителей и сотрудников, обзванивает фирмы и учреждения по поручению руководителя, принимает и отправляет сообщения по средствам связи. Секретарь приемной – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки, переадресовывает их в отделы или конкретным сотрудникам, встречает посетителей, выполняет поручения руководителя и его заместителей, набирает тексты документов, ведет документацию. Секретарь-референт — не только секретарь, но и специалист, хорошо знакомый с деятельностью фирмы, что может в ряде случаев принимать некоторые самостоятельные решения. Секретарь-референт готовит доклады руководителя, занимается поиском необходимой документации для руководителя, планирует рабочий день руководителя, решает административные вопросы в пределах своей компетенции. Офис-менеджер – обеспечивает функционирование всего офиса: готовит материалы к презентациям, обеспечивает бесперебойное транспортное обслуживание, четкую связь, обеспечение работы офисной оргтехники и наличие канцтоваров. Офис-менеджер отвечает за внешний вид офиса, в небольшом учреждении может выполнять одновременно и функции кадровика.
Деловые и личные качества секретаря
Деловые качества:
- самоорганизованность;
- инициативность;
- сохранение служебной тайны;
- дипломатичность;
- пунктуальность;
- умение предвидеть;
- профессионализм;
- ответственность;
- организованность;
- осведомленность;
- преданность профессии;
- умение адаптироваться;
- коммуникабельность.
Личные качества:
- любезность;
- вежливость;
- доброжелательность;
- внешний вид;
- опрятнось;
- трудолюбие;
- добросовестность;
- аккуратность;
- доброжелательность;
- активность, гибкость поведения
Квалификационные требования
Секретарь должен уметь:
- обеспечить эффективную работу руководителя;
- оказать помощь в планировании рабочего дня;
- организовать рабочее место руководителя;
- вести сроковый контроль за поручениями руководства;
- организовать командировку.
- вести информационное обслуживание руководителя;
- уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати);
- организовать прием посетителей;
- устанавливать контакты;
- организовать и обеспечить работу совещания;
- составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ;
- использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных;
- оперативно размножать документы
5
Должностные обязанности секретаря
- Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения).
- Получает необходимые руководителю сведения от подразделений иди исполнителей, вызывает по его поручению работников.
- Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы,
- Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведет и оформляет протоколы.
- Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе.
- Печатает по указанию руководителя различные материалы.
- Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию.
- Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Профессия секретаря: мифы и реальность
- Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.
- На самом деле. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень «эмоционального интеллекта», она прекрасно разбирается в людях, весьма тактична и ответственна.
- Миф 2. Секретарь — это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача — быть украшением офиса.
- На самом деле. Хороший секретарь — образец элегантности, «деловое» лицо компании, стиль одежды секретаря, ее поведение, умение грамотно изъясняется, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета действительно, в некоторой степени, служит украшением офиса.
- Миф 3. Секретарь — очень легкая профессия. В ее обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.
- На самом деле. Секретарь — это эмоционально выматывающая работа. Секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя.
Профессия секретаря: мифы и реальность
- Миф 4. Секретарь — профессия не престижная. Это кто-то вроде «девочки» для исполнения поручений, никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от нее не зависит.
- На самом деле. Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, — это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании.
- Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.
- На самом деле. Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.
Профессия секретаря: мифы и реальность
- Миф 6. Секретарь — сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.
- На самом деле. Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроится под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т.д.
Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса
