Конспект урока "Понятие и виды бланков документов. Требования к оформлению бланков" МДК 01.01 профессия "Делопроизводитель"

ТЕМА: Понятие и виды бланков документов. Требования к оформлению бланков

ЦЕЛЬ УРОКА:

Образовательная: изучение понятия бланк документа, виды, требования к оформлению

Развивающая: продолжить развитие информационного мышления, внимания,

Воспитательная: продолжить формирование интереса к информационной картине мира, профессии

Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет заранее нанести эту информацию на лист бумаги, предназначенный для создания будущего документа. Такие заготовки называются бланками.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Требования к бланкам:

1. Используется бумага форматов А4 (210 х 297мм), А5 (148 х 210 мм);

для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148).

2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое:

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3. Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба РФ изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

4. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

5. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

Угловой бланк является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», резолюций, отметок о рассылке и др.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики.

Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров, не требующих утверждения.

Использование продольного бланка письма целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, или в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

7. Реквизиты 01,02,03 располагаются на верхнем поле документа над серединой реквизита 05. Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

8. Реквизиты 05,06,07,08,09,13, ограничительные отметки для реквизитов 10,11,12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Виды бланков документов организации:

1 общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма);

В зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,06,07,13 и ограничительные отметки для реквизитов 10,11, 16,17.

2 бланк письма

В зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные отметки для реквизитов 10,11,12,15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица — реквизит 07.

3 бланк конфетного вида документа.

В зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,09,13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10,11,16,17.

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица — реквизит 07.

4 Нормативными правовыми актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

5 В органах власти и организациях субъектов РФ, использующих наряду с русским языком как государственным языком РФ государственный язык (государственные языки) республик в составе РФ, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе РФ: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (языках) республик в составе РФ — справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке — сверху, ниже — все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик в составе РФ).